징계 의결 요구서를 받은 공직자에게 남은 시간은 길지 않다. 공무원징계 절차에서 당사자가 자기 말로 사정을 설명할 수 있는 가장 중요한 자리가 징계위원회이고, 그 자리에서 무엇을 어떻게 말하느냐에 따라 처분의 수위가 한두 단계 달라진다. 위원회가 어떻게 진행되고 무엇을 준비해야 하는지 차례로 살펴본다.
위원회는 소속 기관의 급과 당사자의 직급에 따라 구성이 다르다. 내부 위원과 함께 외부의 법률가나 학자가 위원으로 참여하고, 출석한 위원의 의견을 모아 처분을 의결한다. 당사자와 이해관계가 있거나 공정을 기대하기 어려운 위원이 있다면 그 위원을 빼 달라고 신청할 수 있다. 구성에 흠이 있으면 나중에 처분 전체가 다투어질 수 있다.
출석 통지서는 회의 날짜보다 앞서 도착해야 하고, 거기에는 징계 사유가 적혀 있다. 이 사유를 정확히 읽는 것이 준비의 시작이다. 어떤 행동이 어떤 의무를 어긴 것으로 적혀 있는지, 날짜와 장소와 상대방이 특정되어 있는지를 확인한다. 사유가 막연하게 적혀 있어 무엇을 방어해야 하는지 알기 어렵다면 그 점을 지적해야 한다.
조사 기록을 확인하는 일이 뒤따른다. 감사나 감찰 과정에서 작성된 문답서와 확인서, 관계자의 진술서가 위원회에 제출되므로, 그 내용을 알아야 대응할 수 있다. 자신에 관한 기록은 열람을 신청할 수 있다. 조사 때 한 말이 어떻게 적혀 있는지, 자신의 뜻과 다르게 기록된 부분은 없는지 살핀다.
소명은 서면으로 먼저 내는 것이 좋다. 위원들은 회의 전에 자료를 읽고 오며, 회의에서 당사자에게 주어지는 시간은 길지 않다. 서면에는 사유별로 인정하는 부분과 다투는 부분을 나누어 적고, 다투는 부분에는 근거 자료를 붙인다. 감정을 호소하는 글보다 사실과 자료를 정리한 글이 읽힌다.
사실관계를 다툴 때는 구체적이어야 한다. 그런 행동을 하지 않았다면 그때 다른 곳에 있었다는 기록이나 함께 있었던 사람의 진술이 필요하다. 행동은 있었지만 평가가 다르다고 주장한다면, 당시의 업무 지침과 관행, 상급자의 지시가 어떠했는지를 보여 준다. 고의가 아니라 실수였다는 주장도 정황으로 뒷받침되어야 한다.
사실을 인정하는 경우에는 감경 사유가 중심이 된다. 징계 기준에는 처분을 낮출 수 있는 사유가 정해져 있다. 일정한 등급 이상의 표창을 받은 공적, 성실하고 적극적으로 일하다가 생긴 과실이라는 사정, 잘못을 깊이 뉘우치고 피해를 회복한 사정이 여기에 해당한다. 다만 금품 수수나 성 관련 비위, 음주운전처럼 감경이 제한되는 유형이 있으므로 자신의 사유가 어디에 속하는지 먼저 확인한다.
형평에 관한 주장도 준비한다. 비슷한 비위에 대해 다른 사람이 어떤 처분을 받았는지는 처분의 수위를 정할 때 참고가 된다. 같은 사건에 여러 사람이 관여했다면 각자의 역할과 책임의 정도를 구분해 달라고 요청할 수 있다. 감독 책임을 지는 자리였는지 직접 행한 자리였는지에 따라 기준이 다르다.
회의 당일에는 위원장이 사유를 확인하고 당사자에게 진술할 기회를 준다. 서면의 내용을 길게 되풀이하기보다 핵심을 짧게 말하고 물음에 답하는 방식이 낫다. 위원의 물음에는 사실대로 답하고, 모르는 것은 모른다고 말한다. 변명으로 들리는 말이나 다른 사람에게 책임을 돌리는 말은 피한다. 증인의 진술이 필요하면 미리 신청한다.
직위해제가 함께 이루어진 경우에는 그 처분도 살펴야 한다. 직위해제는 징계가 아니라 직무를 잠시 맡기지 않는 조치이지만, 보수가 줄고 승진에 영향을 주므로 불이익이 작지 않다. 징계 의결이 요구되었거나 형사 사건으로 기소된 때에 이루어지는데, 그 사유가 실제로 갖추어졌는지와 필요한 범위를 넘지 않았는지를 따로 다툴 수 있다.
탄원서와 평가 자료는 양보다 내용이다. 함께 일한 동료와 상급자가 당사자의 평소 근무 태도를 구체적인 일화로 적은 글은 참고가 되지만, 같은 문구를 되풀이한 서명지는 큰 의미가 없다. 근무 성적과 포상 내역, 맡았던 업무의 성과를 보여 주는 자료를 기관에 요청해 붙인다. 재발을 막기 위해 스스로 한 조치가 있다면 그것도 적는다.
출석하지 않고 서면으로만 의견을 내는 것도 가능하지만 권할 만한 선택은 아니다. 위원들은 당사자의 태도를 직접 보고 판단하는 부분이 있고, 서면에 담지 못한 사정을 물어 확인하기도 한다. 건강 등 부득이한 사정으로 나가지 못한다면 기일을 미루어 달라고 요청할 수 있다.
공무원징계 사건에서 변호인은 위원회에 함께 출석하거나 서면으로 의견을 낼 수 있다. 변호인의 역할은 사유별로 쟁점을 정리하고, 절차에서 빠진 것이 없는지 점검하며, 감경 사유를 기준에 맞추어 제시하는 것이다. 위원회 단계에서 낸 자료와 주장은 이후의 소청과 소송에서 그대로 바탕이 되므로, 이 단계에서 정리해 둔 내용이 끝까지 이어진다.
형사 사건이 함께 진행되고 있다면 일정의 조율이 필요하다. 수사나 재판이 끝나지 않았다는 이유로 징계 절차를 멈추어 달라고 요청할 수 있는 경우가 있다. 형사 절차에서 사실관계를 다투고 있는데 위원회에서 다른 말을 하면 두 절차가 서로 어긋나므로, 진술의 내용을 한 방향으로 맞추어야 한다.
의결이 끝나면 처분권자가 처분을 하고 처분서가 전달된다. 처분서에는 사유와 불복 절차가 적혀 있고, 불복할 수 있는 기간은 그날부터 흐른다. 위원회는 한 번의 회의로 끝나지만 그 준비는 통지서를 받은 날부터 시작된다. 짧은 시간 안에 사유를 읽고 기록을 확인하고 자료를 모으는 일을 차례로 해내야 한다.